Уақытыңды басқар
Адамның уақытының берекесін қашыратын негізгі жеті фактор
3. Жиналыстар
Уақытты ұрлаушы үшінші жайт – жоспарланған не жоспарсыз жиналыстар. Дұрыс жоспарланбаған әрі сапалы түрде дайындық жасалмаған жиналыстар адамның өте көп уақытын босқа өткізеді.
«Жиналыс – минуттар тиімді өткенімен, сағаттар босқа шығындалатын іс - шара».
Джеймс Кирк
Қате түсініп, жиналыстарды зиянды нәрсе ретінде көруге болмайды. Кез келген жұмыстың дұрыс жүруі, пікір алмасу, мәселелерді талқылап, шешім табу, жұмыс барысын қадағалау үшін жиналыстың маңызы орасан зор. Сонымен бірге жиналысты дұрыс өткізе білу қажет. Жиналыстың тиімділігін арттыратын сегіз жол бар:
1. Жиналыстың ұзақтығын алдын - ала белгілеңіз. Алтынға бергісіз уақыттың босқа өтуінің зиянын есептеу үшін жиналыс уақытын барлық жиналысқа қатысушылардың санына көбейтіп есептеу қажет. Сонда нағыз жоғалған уақытты көруге болады.
2. «Жиналыс жасауға қажеттілік бар ма?» деген сұрақ қойылу қажет. Алып бара жатқан қажеттілігі болмаса, одан бас тарту қажет. Егер қандай да бір қызметкердің қатысуы міндетті болмаса, оны жиналысқа шақырмау керек.
3. Күн тәртібін белгілеп қойыңыз. Жиналыс жасау қажет болғанда оның мақсаты мен өткізілу ретін нақтылап алу керек. Талқыланатын сұрақтардың тізімін жазып алыңыз. Ол мәселеге байланысты жауап беретін, үн қосатын қызметкерлерді белгілеп қойыңыз. Жұмыс бабымен жеке сөйлесулерде де осылай жасаған дұрыс. Талқыланатын сұрақтар қағаз бетіне түсіріліп дайындалғанда жиналыстың қаншалықты тез әрі тиімді өтетініне өзіңіз көз жеткізе аласыз.
4. Жиналыстың басталу және аяқталу уақытын қатаң белгілеңіз. Уақытында басталғанымен, аяқталмайтын ұзын - сонар жиналыстың пайдасынан зияны көп. Кешіккен адамдарды күтпеңіз. Бір адам үшін уақытында келген басқа қызметкерлерді жазалауға болмайды.
5. Алдымен маңызды сұрақтарды талқылаңыз.
6. Әрбір сұрақты талқылап болғанда қысқаша қорытынды жасап отырыңыз. Барлық көзқарастарды ортаға сала отырып, шешім шығарыңыз. Басқа тақырыпқа өтпей тұрып, талқыланған мәселені барлығының түсініп, келіскеніне көз жеткізіңіз.
7. Қабылданған шешімге байланысты атқарылатын істерге жауапты адам тағайындаңыз. Жауапты адам мен атқарылу мерзімі белгіленген жағдайда талқылап, шешім шығарудың құрғақ өз күйінде қалатынын естен шығармаңыз.
8. Жиналыстың маңызды жайттарын қағаз бетіне түсіріңіз және қатысушыларға жиналыстың қарарын таратып беріңіз. Бір тәуліктің ішінде қағазға түсіріліп, қызметкерлерге берілген жағдайда істің өнімділігі арта түспек.
жиған - терген
Бегімхан КЕРІМХАНҰЛЫ
М. Әуезов атындағы ЖОББ мектебінің қазақ тілі мен әдебиеті мұғалімі
Павлодар қаласы
Қазақстан Журналистер Одағының мүшесі